New World of work, Transformation

…warum die New World of Work ohne Regeln und Normen nicht funktioniert

Die neue Welt des Arbeitens funktioniert nicht wie ein Elektroschalter. Einschalten und sie ist da, funktioniert nicht. Organisationen müssen stattdessen schrittweise daraimage_thumb8uf vorbereitet werden. Das zeigt die Praxis der letzten Jahre. Denn die New World of Work ist virtueller und schwerer greifbar. Deshalb ist es erfolgskritisch, alle MitarbeiterInnen abzuholen und ihnen Sicherheit zu bieten in den scheinbar uferlosen neuen Arbeitswelten.Ein Vorbereitungsbaustein von zentraler Wichtigkeit ist die Definition sogenannter Rules of Engagement. Dies sind Spielregeln, die die Grundsätze der Kommunikation und Zusammenarbeit regeln, wenn zunehmend mehr auf Distanz gearbeitet wird. In den alten Arbeitswelten wurde „auf Sicht“ gearbeitet: Die MitarbeiterInnen sind im überwiegend im Büro präsent; es ist einfach jemanden anzusprechen und sich abzustimmen. Es erfordert fast keine zusätzliche Mühe und Überlegung. In den neuen Arbeitswelten funktioniert Abstimmung, Austausch und Kommunikation dann nicht mehr so selbstverständlich. Es sei denn, es sind Spielregeln vereinbart. Der CEO von Microsoft Österreich Georg Obermeier dazu: „Ablauforganisatorische Vereinbarungen sind erfolgskritisch in den neuen Arbeitswelten. Mit den richtigen Spielregeln führen neue Arbeitsweisen und Tools zu Steigerung der Produktivität im Betrieb.“

Ein zentrales Thema für Spielregeln ist die „Verfügbarkeit“. Wie kann ich in verteilten Arbeitssituationen eigentlich feststellen, ob eine MitarbeiterIn gerade im Dienst und auch verfügbar ist? Das lässt sich über mehrere Hebel einfach lösen. Von hoher Wichtigkeit ist die Frage, wie sollen alle in der Firma mit dem elektronischen Kalender umgehen. Weiter ignorieren? Sicher nicht. Denn gerade in den neuen Arbeitswelten ist der elektronische Kalender ein extrem hilfreiches Werkzeug, dass sogar in den meisten Unternehmen bereits verfügbar ist – also keine zusätzlichen IT-Investitionen erfordert. Hier gilt es dann zu regeln, wer darf zukünftig was in den elektronischen Kalendern sehen. Oder dürfen alle vielleicht alles sehen? Weiters ist zu definieren, was wann einzutragen ist in den Kalender. Sollen z.B. Home Office Zeiten vermerkt werden, und wenn ja, soll das vielleicht eine Woche oder zwei Wochen im Voraus eingetragen sein, damit KollegInnen gemeinsame Meetings planen können? Ausserdem kann es wichtig sein, Auszeiten in den Kalendern kenntlich zu machen. Wenn am Nachmittag 2 Stunden für Sport oder Shopping genutzt und am Abend weitergearbeitet wird, dann kann es sinnvoll sein, diese auch im Kalender deutlich kund zu tun. Einfach das Signal zu setzen: Stört mich nicht, und ich bin ab dieser Uhrzeit wieder verfügbar. Ein Set von ca. 10 Grundsatzregeln hilft das Werkeug „elektronischer Kalender“ optimal zu nutzen. Wichtige Regel Nr. 1: „Alle nutzen den Kalender und tragen ein“. Das ist der Deal. Ohne Kalender keine neue Arbeitswelt. Die Einführung neuer Arbeitsweisen erfordert ein Geben und Nehmen.

Nicht so ganz einfach sind dann Normen für den Umgang mit dem sogenannten Präsenzstatus, den Softwaretools für Onlinekommunikation heute bieten. Sei es Skype, Facetime, Microsoft Lync oder IBM SameTime. Mithilfe eines Ampelsystems wird angezeigt, ob eine Person „grün – verfügbar“, „rot – beschäftigt oder „offline“ ist. Diese Funktion gibt Anstoss für viel Diskussion in Betrieben. Und das ist wichtig. Der Umgang mit ihr muss mit Fingerspitzengefühl ausgelotet werden und die betreffenden Rules of Engagement sollten sich nahtlos in die Unternehmenskultur einfügen. Denn hier geht es um Fragen von Vertrauen und Kontrolle, die sich unmittelbar auf Mitarbeiterzufriedenheit, Engagement und Identifikation mit der Firma auswirken.

Diese Beispiele zeigen die Grasnarbenebene der Rules of Engagement für die neue Arbeitswelten. Es ist aber entscheidend hier zu beginnen.Darüber hinaus gilt es weitere grosse Themen für die Spielregeln zu klären. Hauptthema ist insbesondere die Frage, wie soll grundsätzlich im Betrieb geführt werden, wenn alle MitarbeiterInnen mehr auf Distanz arbeiten. Auch das braucht Rules of Engagement, die allerdings in den meisten Unternehmen zu substantiellen Änderungen in der Führungsetage und bei den MitarbeiterInnen führen. Auf diese Frage geht der nächste Artikel am kommenden Samstag ein.

Ein Artikel von Michael Bartz und Thomas Schmutzer in der Printausgabe vom Standard vom 15.3.2014.

http://derstandard.at/1392688230640/Warum-es-ohne-Regeln-nicht-funktioniert

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